Kostenersparnis durch optimierte Transportleistungen KMC: Ihre digitale Spedition

Die österreichische KMC Spedition wies schon bisher einen überdurchschnittlichen Digitalisierungsgrad auf. Jetzt dreht sie das Rad noch einmal weiter – durch automatisierte Erfassung und Klassifizierung von Transportaufträgen

Seit ihrer Gründung 2017 setzt die KMC Spedition mit Hauptsitz im oberösterreichischen Eferding konsequent auf Digitalisierung und treibt diese permanent voran. Das Leistungsspektrum des Familienunternehmens umfasst Kurier- und Sonderfahrten, Projektspedition, Teil- und Komplettladungen und Linienverkehr. Damit bedient KMC Kunden in ganz Europa. Der Wettbewerb ist hart und durch Digitalisierung gelingt es der Spedition, gute Fachkräfte zu finden, sie zu halten und ortsunabhängig einzusetzen. Jüngste Innovation ist die Einführung der intelligenten, KI-basierten Software „Xpact Logistics“. Diese erfasst Transportaufträge vollkommen automatisch – das spart dem Unternehmen rund 15 Stunden Arbeitszeit pro Woche, die es jetzt wertschöpfender einsetzen kann.

Home-Office ist für die Beschäftigten der KMC Spedition nichts Neues – bereits lange vor dem Corona-Lockdown begann Geschäftsführer Kamil Mathajsl damit, sechs seiner insgesamt acht Beschäftigten von Zuhause aus arbeiten zu lassen; bei ihm selbst in der Firmenzentrale sitzen nur noch zwei Personen – „falls irgendwer doch noch mal irgendwann Post schickt“, schmunzelt Mathajsl. Sonst aber sitzen die Teammitglieder verteilt in Berlin, Wien, Würzburg und an weiteren Standorten.

Dass eine solche Entwicklung – ermöglicht durch die Digitalisierung – auch in der Logistikbranche durchaus möglich ist, hat die KMC Spedition damit eindrucksvoll bewiesen. Im Wettbewerb um die besten Fachkräfte hat Geschäftsführer und Gründer Kamil Mathajsl die Nase vorn, denn beim Recruiting ist er damit nicht mehr darauf angewiesen, dass sich die geeigneten Fachkräfte in örtlicher Nähe des Firmensitzes finden lassen. Das Hosting von Software und Hardware übernimmt ein österreichischer IT-Dienstleister.

Keine Papierdokumente mehr
Lieferscheine, Frachtpapiere, sonstige Begleitzettel – Kunden von KMC wissen, dass es diese Unterlagen bei ihrem Dienstleister nicht mehr in Papierform gibt. Der Austausch aller transportspezifischen Dokumente findet nur noch per Mail statt, in der Regel als PDF. Mitte 2022 nun hat das Unternehmen sein jüngstes Vorhaben gestartet: die automatische Erfassung und Weiterverarbeitung eingehender Kundenaufträge.
Pro Monat verarbeitet die KMC Spedition zwischen 500 und 600 Aufträge. Bislang war Disponentin Nicole Ksciuk jeden Tag drei bis vier Stunden ausschließlich damit beschäftigt, die Auftragsdaten aus den PDFs in das Transport-Management-System (TMS) Translogica zu übertragen. Eine stupide und auch fehleranfällige Arbeit, die ebenso gut eine Software automatisiert übernehmen kann. 

Neuartige Dokumentenanalyse durch KI
Kamil Mathajsl bekam deshalb die Software Xpact Logistics empfohlen, eine von dem Kölner Start-up Evy Solutions selbstentwickelte KI-Engine. „Damit die relevanten Daten aus Transportaufträgen auch zuverlässig ausgelesen werden, braucht es eine gute KI – und die hat Xpact Logistics, das wussten wir“, wie er erklärt. Mit ihrem textbasierten Ansatz ist die Lösung in der Lage, relevante Informationen in unstrukturierten Daten zu identifizieren und zu klassifizieren. Denn auch bei der KMC Spedition sieht kein Auftrag aus wie der andere. Die relevanten Daten stehen immer an unterschiedlicher Stelle. Nicht selten befinden sich wichtige Daten getrennt in verschiedenen Dokumenten oder nicht direkt im PDF, sondern einer ebenfalls beigefügten Excel-Datei – oder in der E-Mail selbst. Kein Hindernis für die Software, die sich die relevanten Informationen aus allen Formaten zusammensucht. 

Xpact Logistics verfügt über ein natürliches Sprachverständnis, erkennt statt stereotyper Textpositionen inhaltliche Zusammenhänge und optimiert die eigene Spracherkennung beständig selbstlernend. Bereits nach wenigen Wochen Training erreicht die Software eine Zuverlässigkeit von 99 Prozent. Wo andere KI-Tools bis zu 100.000 Dokumente benötigen, um einen entsprechenden Kundefall zu lernen, so genügen Evy Solutions für den gleichen Fall 50 bis 100 Dokumente. Und weil KI sich per definitionem durch selbständiges Dazulernen auszeichnet, verbessern sich die Lese-Ergebnisse automatisch – und dies nach nur zwei bis drei Wochen Trainingszeit. Das sorgt dafür, dass Kunden sehr schnell vollumfänglich mit der Software arbeiten können. Im Einsatz ist sie bereits bei einer Reihe von Logistikunternehmen und auf die branchentypischen Eigenheiten eingestellt.

Software überwacht den Posteingang
Bei der KMC Spedition überwacht Xpact Logistics den Dokumenteneingang (E-Mail-Postfach) und sortiert aus allen eingehenden Schriftstücken die Transportaufträge heraus; der Rest wird in andere Abteilungen weitergeleitet oder bleibt einfach unbeachtet. Aus den PDFs liest die KI die Informationen aus und durchsucht dabei das gesamte Dokument, nicht nur bestimmte Teilbereiche. So wird zum Beispiel „Rechnungsnummer“ als Position auch identifiziert, wenn sie nicht wie üblich oben rechts, sondern links steht.

Die erfassten Daten überträgt die Erkennungssoftware anschließend automatisch in das TMS. Dafür genügt ein einfaches Skript, das ein IT-Fachmann von KMC erstellt hat. Die zuständigen Sachbearbeitenden werden über die erfolgreiche Bearbeitung informiert bzw. der Transportauftrag wird ausgeführt. Über ein entsprechendes Modul nimmt die Software in diesem Zuge auch die Dokumententrennung vor. Denn manche Kunden schicken auch mehrere Einzelaufträge verpackt in ein einziges PDF, das man erst wieder aufwändig trennen muss. Zusätzlich zu den Daten legt Xpact Logistics das einzelne Auftrags-PDF im TMS ab, damit sich alles an einer Stelle befindet.

Die erfassten Daten werden auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und dazu mit den Stammdaten des Unternehmens abgeglichen und validiert.  Durch die eingebaute KI bemerkt die Software auch, wenn etwas fehlt, d. h. ein typisches Merkmal jedes Transportauftrages. In diesem Fall setzt die Software eine Warnung ab und ergänzt den Auftrag um die fehlenden Informationen.

Seit Herbst 2022 ist das System bei der KMC Spedition im Probebetrieb und wird dafür täglich mit Kundenaufträgen gefüttert. Kamil Mathajsl rechnet damit, das schon nach kurzer Zeit vom 75 Prozent der bisher benötigten Zeit für das Übertragen der Transportaufträge wegfallen und für sinnvollere Tätigkeiten genutzt werden können.

Einsatz der Erkennungssoftware beschleunigt auch die Rechnungsstellung 
Kunden erwarten, dass auf ihren Eingangsrechnungen bestimmte Informationen an bestimmten Stellen stehen. Evy Solutions liest also aus den Aufträgen nicht nur die richtigen Positionen aus (Auftragsnummer oder Ladenummer? Europaletten oder Gitterboxen? etc.), sondern legt diese auch an genau der passenden Stelle in Translogica ab. Von können sie direkt in die Rechnung übertragen werden, was der Buchhaltung abermals viel Arbeit spart. Denn sie muss die dann automatisch vorbefüllten Rechnungen nur noch versenden. Auch andere Dokumente lassen sich auf die gleiche Art und Weise intelligent auslesen, zum Beispiel Fachbriefe (CMR) oder Lieferscheine. Frachtrechnungen von beauftragten Transportunternehmen wären eine weitere Dokumentenart. Nur wird dieser Fall nicht eintreten, da KMC in absehbarer Zeit auf Gutschriftverfahren umstellt und daher keine solchen Rechnungen mehr erhalten wird.

„Das Preis-Leistungs-Verhältnis der KI-Software ist einfach überzeugend. Außerdem habe ich in der IT-Branche selten so viel Engagement erlebt wie bei Evy Solutions“, so Geschäftsführer Mathajsl begeistert. „Wenn man einmal Hilfe braucht, gibt der Hersteller umgehend darauf ein und sucht immer auch noch nach alternativen Lösungswegen.“ Der Weg der Digitalisierung geht für die KMC Spedition also mit großen Schritten weiter. 

Die KMC Spedition OG (KMC) ist ein Logistikunternehmen mit mehr als zehn Jahren Erfahrung auf dem europäischen Transportmarkt. Das Unternehmen bietet höchste Flexibilität, Zuverlässigkeit und persönliche Unterstützung bei allen Dienstleistungen, die Kurier- und Sonderfahrten, Linienverkehr, Teil- und Komplettladungen sowie Projektladungen umfassen. KMC hat sich zum Ziel gesetzt, sein Geschäft weiter zu digitalisieren, um seinen Kunden den bestmöglichen und reibungslosen Service zu bieten und seinen Teams ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld zu ermöglichen.

Um dieses Ziel zu erreichen, hatte KMC mehrere Herausforderungen in seiner lokalen Infrastruktur zu bewältigen, einschließlich der Reduzierung des betrieblichen Aufwands, der Kosten und der Komplexität. KMC ist sehr daran interessiert, die Tür für neue Technologien zu öffnen, die das Unternehmen weiter stärken. Dabei möchte KMC von der Flexibilität und Skalierbarkeit von Amazon Web Services (AWS) profitieren, seinen Mitarbeitern ermöglichen, von überall aus zu arbeiten, und ihre Infrastruktur modernisieren, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.

Zur Bewältigung dieser Herausforderungen unterstützte Auvaria KMC bei der Migration der lokalen Infrastruktur zu AWS und führte eine Lösung ein, die es den Teams ermöglicht, von überall aus nahtlos zu arbeiten. Dabei lieferte Auvaria eine klare Kostentransparenz durch eine detaillierte Berechnung der Gesamtbetriebskosten (TCO) für den Betrieb der Infrastruktur auf AWS, mit dem Ziel den zugrundeliegenden Business Case zu validieren. Auvaria entwickelte zudem eine maßgeschneiderte Zielarchitektur, die AWS-Services wie Amazon EC2, Amazon RDS, AWS Backup, Amazon CloudWatch und weitere einsetzt, die es KMC ermöglicht von der Flexibilität und Zuverlässigkeit von AWS zu profitieren, und migrierte die bestehende Infrastruktur in Verbindung mit der Implementierung von Amazon WorkSpaces, die es Mitarbeitern künftig ermöglichen, von jedem Ort aus arbeiten zu können.

Darüber hinaus hat Auvaria eine Landing Zone Lösung mit AWS Control Tower einschließlich AWS IAM Identity Center bereitgestellt. Die Landing Zone bietet eine sichere und skalierbare Basisumgebung, die für die Verwaltung mehrerer AWS-Konten unerlässlich ist. Die Landing Zone vereinfacht die Verwaltung der Konten und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bereitstellung und Verwaltung der gesamten Lösung.

Insgesamt hat KMC mit der bereitgestellten Lösung die Infrastrukturkosten um rund 35 % reduziert und den Mitarbeitern leistungsstarke Amazon WorkSpaces für die tägliche Arbeit von jedem Ort aus zur Verfügung gestellt, was die Unternehmenskultur von KMC weiter unterstützt, ein modernes und digitalisiertes Logistikunternehmen zu sein, das der Entwicklung immer einen Schritt voraus ist.

Auvaria ist ein auf AWS spezialisiertes Beratungs- und Entwicklungsunternehmen mit Sitz in Wien, Österreich und Berlin, Deutschland. Das Auvaria-Team bietet spezialisierte Cloud-Services entlang der gesamten Cloud Journey, unabhängig davon, in welcher Phase Sie sich gerade befinden: Von der Strategie über Migrationen, Architekturmodernisierung, DevOps, Data & Analytics und Security. Dabei beschränkt sich die Kompetenz nicht nur auf technische Expertise - Auvaria begleitet Kundenteams auch erfolgreich durch den kulturellen Wandel, den jede Cloud Journey mit sich bringt, und stellt den Menschen dabei in den Mittelpunkt.